Transfer wiedzy w organizacji — czym jest i jak go usprawnić?
Transfer wiedzy w organizacji powinien być priorytetem, jednak nie zawsze tak się dzieje. Skupiamy się na wydajności i optymalizacji procesów, często zapominając o tym, jaki wpływ może mieć zarządzanie wiedzą w firmie na OEE całego zakładu. Czy spotkałeś się kiedyś z sytuacją, w której pracownicy chcący uzyskać dostęp do informacji muszą opuszczać stanowisko w poszukiwaniu dokumentacji, kolegów albo przełożonego? A może zdarzyło się, że wraz z doświadczonym pracownikiem odeszła cała jego znajomość procesów i wąskich gardeł, ponieważ nikt nie pomyślał wcześniej o tym, by zgromadzić i udostępnić tę wiedzę pozostałym osobom? Niestety, te scenariusze to codzienność zakładów produkcyjnych. Sprawdźmy więc, jak stworzyć system transferu wiedzy, który pozwoli skutecznie przekazywać wiedzę w zespole.
Czym jest transfer wiedzy w organizacji?
Według Encyklopedii Zarządzania zarządzanie wiedzą firmy to wszystkie działania mające na celu identyfikację, zachowanie, upowszechnienie i wykorzystanie jawnej i niejawnej wiedzy personelu przedsiębiorstwa w celu podniesienia sprawności i efektywności działań pracowników. Transfer informacji oznacza więc proces, w którym przekazujemy wiedzę i doświadczenie — zarówno formalne, jak i nieformalne — pomiędzy pracownikami. Baza wiedzy w firmie zawiera m.in. Standardowe Procedury Operacyjne (SOP), instruktaże stanowiskowe, dokumentację BHP, checklisty czy dobre praktyki, ale też niepisane zasady działania, które ułatwiają codzienną pracę.
Jak przeważnie wygląda transfer wiedzy w firmie? Najważniejsze informacje są przekazywane pracownikom już na etapie onboardingu, a następnie są udostępniane w taki sposób, aby pracownik miał do niej łatwy dostęp w razie potrzeby. I to właśnie na tym etapie w wielu przedsiębiorstwach zaczynają się schody. Oprócz przygotowanych wcześniej materiałów pracownik zdobywa wiedzę także poprzez nieformalne rozmowy i pytania zadawane bardziej doświadczonym kolegom. Nierzadko okazuje się wówczas, że wiedza ta nie jest ustandaryzowana, a każda osoba dostaje ją w nieco innej wersji – lub musi jej szukać na własną rękę.
Dlaczego transfer wiedzy jest ważny?
Według badań przeprowadzonych przez Zippia – amerykański portal rekrutacyjny i analityczny, specjalizujący się w badaniach rynku pracy oraz trendach zatrudnienia – firmy, które priorytetowo traktują transfer wiedzy, mają prawie 5 razy większą szansę na dostęp do wysoko zaangażowanej kadry. Co więcej, skuteczny transfer wiedzy wewnątrz firmy może prowadzić do wzrostu produktywności o 25% oraz zmniejszenia rotacji pracowników aż o 35%!
Dobrze zorganizowany system transferu wiedzy przekłada się więc na realne korzyści obejmujące zarówno samych pracowników, jak i całą organizację. Jakie korzyści przynosi wykorzystanie skutecznych metod transferu wiedzy?
Jakie są główne wyzwania transferu wiedzy w firmie?
Transfer wiedzy w firmie niesie za sobą wiele wyzwań. Zacznijmy od tego, że w wielu zakładach pracownicy nadal skupiają się na budowaniu przewagi indywidualnej, zamiast zespołowej. Dążą oni do zatrzymania wiedzy np. w celu zwiększenia szans na zdobycie awansu wewnętrznego – co jest całkowicie zrozumiałe, jeżeli organizacja nie daje systemowego wsparcia, np. w postaci budowania przewagi indywidualnej właśnie poprzez dzielenie się wiedzą i pomysłami. Zatrzymanie wiedzy powoduje powstawanie silosów informacyjnych, co staje się poważnym problemem w przypadku zmian kadrowych.
Kolejnym dużym wyzwaniem jest stosowanie papierowej dokumentacji zamiast nowoczesnych narzędzi cyfrowych. Oto doskonały przykład: spróbujmy wyobrazić sobie czas, jaki jest potrzebny do znalezienia definicji w internetowej encyklopedii na komputerze, z którego właśnie korzystamy i porównajmy to do konieczności sięgnięcia po oddalony o co najmniej kilka metrów odpowiedni tom fizycznego wydania encyklopedii i wertowania kolejnych stron w celu znalezienia konkretnego hasła. A teraz pomnóżmy ten czas przez liczbę operatorów maszyn w zakładzie, a następnie liczbę pytań, które pojawiają się w ich codziennej pracy. Brak cyfryzacji transferu wiedzy przekłada się bezpośrednio na niższą produktywność pracowników oraz całego zakładu.
Jak usprawnić transfer wiedzy?
Usprawnienie transferu wiedzy w firmie nie musi oznaczać skomplikowanej transformacji. To raczej kwestia uporządkowania tego, co już wiemy i jak się tym dzielimy.
Cyfryzacja i stworzenie centralnej bazy wiedzy
Najlepszym sposobem na usprawnienie transferu wiedzy w firmie jest cyfryzacja zasobów przy użyciu narzędzi takich jak noSilo. W naszej aplikacji pracownicy mają przestrzeń do swobodnego tworzenia, edytowania i udostępniania materiałów w różnej formie. Baza wiedzy może zawierać nie tylko SOP-y, dokumentację BHP i instruktaże stanowiskowe, ale też przydatne poradniki, checklisty czy instrukcje w formacie wideo. Każda osoba ma jednakowy dostęp do zawsze aktualnych informacji, a to wszystko z poziomu aplikacji dostępnej na stanowisku pracy – bez konieczności czasochłonnego poszukiwania pomocy. Oprócz bazy wiedzy w noSilo znajduje się matryca kompetencji, która pozwala określić, czy pracownik zdobył już wymagane na wybranym stanowisku umiejętności.
Mówiąc o pracownikach zakładów produkcyjnych, warto mieć na uwadze nie tylko operatorów maszyn, ale także kadrę kierowniczą. Jak informuje portal IMD, cyfrowe narzędzia do zarządzania wiedzą są nieodzowne także w przypadku sprawnego przejmowania wiedzy przez nowych liderów.
Kultura dzielenia się wiedzą
Technologia to tylko połowa rozwiązania. Drugą połowę stanowi odpowiednia kultura organizacyjna. Warto promować postawy, które zachęcają do dzielenia się wiedzą – na przykład systemy premiowania czy większe szanse na awans. Opracowanie skutecznego systemu transferu informacji nie tylko pozwala na bieżąco dysponować aktualną wiedzą w firmie, ale też umożliwia zatrzymanie wiedzy odchodzących pracowników.
Różnorodność danych
Nie każdy przyswaja informacje w ten sam sposób, dlatego w bazie wiedzy warto oferować pracownikom różne formaty materiałów. Mogą to być instrukcje w postaci tekstów, filmów, checklist, dobrych praktyk, testów, a nawet e-learningów. Taki zestaw pozwala znaleźć każdemu pracownikowi najlepszą formę przyswajania wiedzy.
Dobrze zorganizowany transfer wiedzy to skuteczny sposób na to, aby uniknąć chaosu informacyjnego, ograniczyć czas nieproduktywny i naprawdę wykorzystać potencjał zatrudnianych pracowników.
Bibliografia:
https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarz%C4%85dzanie_wiedz%C4%85;
https://www.imd.org/blog/leadership/knowledge-transfer/;
https://www.asme.org/topics-resources/content/the-transfer-of-knowledge-is-more-important-than-ever.
Posiada wieloletnie doświadczenie w środowisku produkcyjnym, zdobyte zarówno w obszarze zarządzania zespołami, jak i koordynacji procesów wewnątrzzakładowych. Praktyka w pracy operacyjnej i kierowniczej pozwoliła jej dobrze zrozumieć wyzwania, z którymi mierzą się menedżerowie i pracownicy produkcji – od standaryzacji pracy, przez komunikację, aż po rozwój kompetencji.
To doświadczenie stanowi fundament, na którym opiera dzisiejszą działalność ekspercką. W artykułach pokazuje, jak rozwiązania cyfrowe i nowoczesne metody zarządzania mogą realnie wspierać codzienną pracę zakładów produkcyjnych, czyniąc procesy bardziej przejrzystymi, uporządkowanymi i efektywnymi.
