Matryce kompetencji – jak skutecznie zarządzać rozwojem pracowników?
Matryca kompetencji pracowników to niezbędne w nowoczesnych firmach narzędzie pozwalające tworzyć indywidualne ścieżki rozwoju dla każdego pracownika, niezależnie od zajmowanego przez niego stanowiska. Skuteczne zarządzanie kompetencjami kadry ma kluczowy wpływ na płynność procesów w firmie. Sprawna komunikacja i eliminacja silosów informacyjnych umożliwiają osiąganie coraz wyższych wskaźników efektywności, co przekłada się na konkurencyjność przedsiębiorstwa. Jak inteligentne matryce kompetencji pomagają w skutecznym podnoszeniu umiejętności pracowników oraz zarządzaniu ich rozwojem?
Czym jest macierz kompetencji i gdzie znajduje zastosowanie?
Macierz kompetencji (znana też jako Skill Matrix lub Competency Matrix) stanowi niezbędne narzędzie pracy każdego menadżera, usprawniające efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Macierz zawiera informacje dotyczące aktualnego poziomu rozwoju umiejętności członków zespołu. Rozwiązanie umożliwia analizę luk między obecnym a oczekiwanym poziomem kompetencji oraz sprawną identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Macierze kompetencji pracowników pozwalają na zaplanowanie rozwoju pracowników z wyprzedzeniem – dotyczy to zarówno pojedynczych osób, jak i całego zespołu. Dlaczego to tak istotne? Jednym z poważnych problemów związanych z nieprawidłowym zarządzaniem kompetencjami jest brak zastępowalności pracowników. Przejrzysta formuła pozwala zdefiniować obszary wymagające przeszkolenia dodatkowego personelu w celu zachowania ciągłości informacji i pełnego wykorzystania potencjału ludzkiego.
Macierz kompetencji przyjmuje przeważnie postać tabeli w Excel. Zawiera ona dane pracowników oraz wybrane kompetencje wraz z przypisaną wartością określającą aktualny poziom umiejętności pracowników, na przykład: :
- 1 – pracownik nieprzeszkolony
- 2 – pracownik w trakcie szkolenia
- 3 – pracownik może wykonywać pracę pod nadzorem innej osoby
- 4 – pracownik może wykonywać pracę samodzielnie
- 5 – pracownik może wykonywać pracę samodzielnie i ma kompetencje do szkolenia nowych pracowników.
Niektórzy decydują się jednak na rezygnację z systemu liczbowego w macierzy kompetencji pracowników i zastąpienie go innym sposobem oceny, na przykład symbolem. Takie rozwiązanie zastosowaliśmy w inteligentnych matrycach kompetencji noSilo – w naszym przypadku cyfry 1-5 zostały zastąpione przez kołowy wykres postępu. Skąd ten pomysł? Ocena kompetencji pracownika może stanowić motywację do działania lub wręcz przeciwnie, powodować krytyczne podejście do własnej pracy, a co za tym idzie, zniechęcenie. Dzięki zastosowaniu wykresu postępu pracownik nie widzi określającej go cyfry, ale lukę do zapełnienia, co może stanowić skuteczniejszą zachętę do podnoszenia swoich kompetencji.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje matrycy kompetencji?
Obecnie trudno wyobrazić sobie dobrze skoordynowaną i efektywną pracę firmy bez wykorzystania macierzy umiejętności pracowników, zwłaszcza w zakładach produkcyjnych. Matryce kompetencji pracowników pozwalają:
- Uporządkować proces zdobywania wiedzy i zagwarantować pracownikom zakres wiedzy wykorzystywany na danym stanowisku – bez zbędnego przeładowania informacjami, których i tak nie zastosują w praktyce,
- Zaplanować krok po kroku ścieżkę rozwoju na każdym stanowisku,
- Zarządzać rotacją pracowników, planować przekazanie zmiany, delegacje, urlopy czy szkolenia,
- Dostrzegać luki kompetencyjne i planować dodatkowe szkolenia uzupełniające dla obecnych pracowników oraz wprowadzać niezbędne zmiany w onboardingu nowych osób
- Uniknąć zbędnych kosztów związanych z przestojami i koniecznością wprowadzania zmian w planie produkcji w wyniku braków kadrowych,
- Podejmować bardziej przemyślane decyzje w zakresie rekrutacji zewnętrznych oraz wewnętrznych.
Jak stworzyć matrycę umiejętności?
Stworzenie macierzy umiejętności pracowników wymaga odpowiedniego przygotowania oraz planu. Warto przy tym skorzystać ze wsparcia osób, które pracują aktualnie na danym stanowisku. Opracowanie zakresu codziennych obowiązków pozwoli określić umiejętności niezbędne do prawidłowej realizacji zadań. Zaangażowanie pracowników w proces budowania macierzy umiejętności może również wzmocnić motywację oraz poczucie docenienia u osób wspierających tworzenie nowego rozwiązania.
Jak zbudować matrycę kompetencji, aby prawidłowo zaplanować i ocenić umiejętności swoich pracowników? Oto schemat przygotowania macierzy krok po kroku!
- Wyróżnij podział na stanowiska. Innych kwalifikacji będziemy oczekiwać od pracowników produkcji, innych od kadry zarządzającej, a jeszcze innych od pracowników biurowych.
- Określ wszystkie umiejętności oczekiwane na danym stanowisku. Karta kompetencji pracownika powinna zawierać zarówno umiejętności miękkie, jak i twarde odpowiednie dla wybranego obszaru oraz procesu, w tym umiejętność obsługi maszyn, narzędzi oraz programów, jakimi pracownik będzie posługiwał się w swojej pracy.
- Określ standard, w jakim będziesz oceniać poziom kompetencji, czyli zakres działań, jaki musi zostać spełniony, aby stwierdzić, że pracownik może wykonywać pracę w każdym ze wspomnianych wcześniej pięciu stopni.
- Wyznacz osoby oraz rozwiązania, dzięki którym sprawiedliwie ocenisz poziom kompetencji pracowników.
Warto zwrócić szczególną uwagę na ostatni punkt przygotowania macierzy kompetencji, czyli sposób oceniania. Aby uzyskać rzeczywisty obraz umiejętności pracownika, dobrze jest wykorzystać kilka sposobów oceny. Jednym z nich może być konsultacja z bezpośrednim przełożonym, który na bieżąco dostrzega problemy oraz postępy każdego pracownika. Dodatkowo warto wdrożyć checklisty sprawdzające wiedzę teoretyczną oraz praktyczną – takie testy dadzą niepodważalny dowód potwierdzający określony poziom umiejętności. Połączenie kilku systemów oceny umiejętności pracowników pozwoli uzyskać rzeczywisty stan kwalifikacji każdej osoby.
Kiedy matryca kompetencji w Excel to za mało…
Choć na pierwszy rzut oka matryce kompetencji w Excelu wydają się być dobrym rozwiązaniem, praktyka pokazuje, że taka metoda zarządzania kompetencjami pracowników jest nieczytelna, nieintuicyjna i czasochłonna. Patrząc na dowolny wzór macierzy kompetencji, łatwo dostrzec problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na płynność procesów w firmie.
- Matryce kwalifikacji obejmują zarówno kompetencje miękkie, jak i twarde, a przypisaniu podlegają wszyscy pracownicy z różnych działów. Przedsiębiorstwa dysponujące licznym personelem mogą łatwo pogubić się w chaosie informacyjnym, przez co menadżerowie tracą czas na analizowaniu plików.
- Każdy błąd w pliku przekłada się na błędy w planowaniu pracy i zarządzaniu zmianą. W branżach takich jak produkcja czy logistyka brak precyzji w kalkulacji dostępnych zasobów oznacza ryzyko opóźnień w terminowej realizacji procesów.
- Błędy komunikacyjne oraz problemy i niedomówienia w przydzielaniu obowiązków powodują marnowanie potencjału zespołu i jego nieefektywną pracę – firma traci w ten sposób pieniądze.
Macierze kompetencji — przykłady
Macierze kompetencji pracowników będą spełniać swoją rolę jedynie wówczas, gdy zostaną odpowiednio dostosowane do wybranych grup pracowników. Kluczowy zatem jest podział macierzy na główne obszary zakładu. Wyodrębnienie kompetencji w zależności od stanowiska pozwoli maksymalnie wykorzystać potencjał macierzy umiejętności oraz uzyskać klarowny obraz kwalifikacji wszystkich pracowników. Jak stworzyć taki podział? W przypadku zakładu produkcyjnego może on na przykład dotyczyć czterech obszarów: produkcji, zarządzania zespołem i procesami, zarządzania jakością oraz utrzymania ruchu.
Matryca kompetencji w produkcji
Macierz umiejętności pracowników produkcji powinna skupiać się przede wszystkim na znajomości operacji oraz obsłudze maszyn. Standard kwalifikacji może być oceniany na przykład na podstawie godzin przepracowanych na danej maszynie oraz weryfikacji jakości realizowanych procesów (np. liczba popełnianych błędów, konieczność poprawek, ilość generowanych odpadów itd.). Kompetencje każdego pracownika powinny zostać wyodrębnione dla każdej z maszyn oraz operacji (np. frezarka konwencjonalna, frezarka CNC, obróbka konkretnego detalu).
Matryca kompetencji w zarządzaniu jakością
Matryca kompetencji dla osób zajmujących się zarządzaniem jakością powinna uwzględniać standardy dotyczące sposobu realizacji wszystkich operacji. Umiejętności należy sklasyfikować zarówno pod względem obszarów (np. produkcja, administracja), jak i poszczególnych procesów. Każde z działań prowadzonych w firmie ma inną charakterystykę i osoba zajmująca się weryfikacją jakości danej operacji musi mieć w tym zakresie szeroką wiedzę teoretyczną i praktyczną oraz znać obowiązujące standardy. W macierzach kompetencji należy też uwzględnić znajomość urządzeń stosowanych do weryfikacji jakości (np. różnego rodzaju urządzeń pomiarowych, mikroskopów, itd.).
Matryca kompetencji w utrzymaniu ruchu
Macierze umiejętności pracowników utrzymania ruchu również powinny uwzględniać podział na wybrane obszary, gdzie każdy z obszarów cechuje się wewnętrzną strukturą podzieloną na różne stanowiska (np. brygadzista, mechanik, elektryk). W przypadku techników weryfikacja kompetencji powinna uwzględniać m.in. znajomość wybranych procesów, znajomość wykorzystywanych w procesie maszyn i narzędzi, uprawnienia do obsługi maszyn oraz umiejętność ustawiania maszyn i urządzeń. Warto tak planować rozwój kompetencji, aby pracownicy utrzymania ruchu przypisani do danej maszyny albo grupy maszyn byli wszechstronni i poradzili sobie z większością problemów. Wyeliminuje to liczne problemy, np. konieczność wzywania zewnętrznej obsługi serwisowej albo przestój maszyn związany z brakiem obecności wykwalifikowanej osoby mającej uprawnienia do wykonania danej operacji.
Matryca kompetencji kadry zarządzającej
Matryce umiejętności kadry zarządzającej również mogą różnić się w zależności od obszaru oraz specyfiki zajmowanego stanowiska. Innych kwalifikacji będziemy oczekiwać od osób zarządzających zasobami ludzkimi, a innych od osób zarządzających procesami i projektami w firmie. Kadra zarządzająca musi posiadać określony stopień zarówno wiedzy dotyczącej zarządzania zespołem, jak i wiedzy procesowej. Należy więc określić, jakiego stopnia kompetencji oczekuje się na wybranym stanowisku. Punktem wspólnym w obu przypadkach będą umiejętności związane z prawidłową organizacją pracy, rozwiązywaniem konfliktów, radzeniem sobie ze stresem oraz umiejętnością obsługi programów stosowanych w firmie. Warto również uwzględnić szkolenia wewnętrzne oraz zewnętrzne dotyczące podnoszenia umiejętności zarządzania zespołem i procesami.
Platforma noSilo – praktyczne zarządzanie rozwojem pracowników poprzez inteligentne matryce kompetencji
Platforma noSilo to zintegrowany system zarządzania zawierający moduł wspierający standaryzowany rozwój kompetencji pracownika. Inteligentne matryce kompetencyjne służą do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, a czytelność i intuicyjność platformy pozwala błyskawicznie dostrzegać luki w poziomie kwalifikacji oraz planować ścieżkę rozwoju każdego pracownika.
W przeciwieństwie do standardowych sposobów zarządzania kompetencjami pracowników, takich jak matryce tworzone w programie Excel, platforma noSilo charakteryzuje się przejrzystością danych, kompleksowością oraz łatwością obsługi. Macierze kompetencji działają płynnie i umożliwiają szybkie wyłapanie niezgodności w szkoleniach, uprawnieniach czy ważności kompetencji – nawet mimo danych o tysiącach pracowników. Inteligentne matryce kwalifikacji standaryzują ścieżkę wdrożenia dla nowych pracowników czy osób przenoszonych na inne działy, a także pozwalają efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi w przypadku absencji, odejść czy zmian w planie produkcyjnym.
Zautomatyzowany proces wdrożenia wykorzystuje zebraną i udokumentowaną w atrakcyjnej formie wiedzę techniczną i praktyczną, zwiększając efektywność procesów szkoleniowych. Do poszczególnych maszyn i kompetencji mogą być również przypisywane filmy instruktażowe, szkolenia stanowiskowe czy dokumenty takie jak SOP (Standardowa Procedura Operacyjna).
Eliminacja chaosu informacyjnego i optymalizacja zarządzania rozwojem kompetencji
Inteligentne matryce kompetencji stanowiące składową platformy noSilo to innowacyjne rozwiązanie przynoszące szereg korzyści zarówno przedsiębiorstwom produkcyjnym, jak i zatrudnionym w nich pracownikom.
- Uschematyzowany proces szkolenia pozwala przyspieszyć osiągnięcie samodzielności przez pracownika
- Usprawnienie komunikacji i eliminacja chaosu informacyjnego przekłada się na bardziej efektywną realizację procesów
- Błyskawiczny dostęp do matryc kompetencji umożliwia sprawne zarządzanie zmianą i planowanie produkcji, również z podziałem na działy czy procesy
- Wgląd do poziomu kompetencji i ustalonej ścieżki rozwoju stanowi dla pracowników motywację do dalszej pracy nad podnoszeniem kwalifikacji.
Chcesz zwiększyć efektywność swojego zespołu i przenieść zarządzanie kompetencjami pracowników na wyższy poziom? Skontaktuj się z nami i umów się na niezobowiązujące spotkanie, na którym zaprezentujemy demo systemu pokazujące więcej możliwości naszej platformy!
Bibliografia:
https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarz%C4%85dzanie_kompetencjami;
https://nosilo.io/zarzadzanie-kompetencjami/;
https://mfiles.pl/pl/index.php/Komunikacja_wewn%C4%99trzna.
