Cyfryzacja procesów HR staje się kluczowym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w zakładach produkcyjnych. Globalna transformacja cyfrowa niejako przymusza organizacje do adaptacji nowych technologii – tylko w ten sposób firmy są w stanie skutecznie zarządzać kapitałem ludzkim i zwiększać efektywność operacyjną. Na czym dokładnie polega digitalizacja HR i jakie korzyści przynosi? Jakie rozwiązania cyfrowe w obszarze HR warto wdrożyć, aby utrzymywać konkurencyjną pozycję firmy na rynku? I jak we wdrażaniu cyfryzacji procesów HR może pomóc nasza dedykowana platforma noSilo? Odpowiadamy! 

Cyfryzacja HR (znana również jako digitalizacja HR) to termin odnoszący się do przekształcenia tradycyjnych procesów zarządzania zasobami ludzkimi w zautomatyzowane i zdigitalizowane działania przy użyciu nowoczesnych technologii. W praktyce oznacza to wprowadzenie cyfrowych narzędzi i platform, które wspierają różnorodne funkcje HR, takie jak rekrutacja, onboarding, szkolenia, zarządzanie talentami, oceny pracowników, a także działania administracyjne. 

Cyfrowe platformy HR umożliwiają przechowywanie i analizowanie danych w czasie rzeczywistym, automatyzację powtarzalnych zadań oraz integrację różnych systemów. Automatyzacja procesów HR wpływa na ograniczenie liczby błędów ludzkich, redukcję kosztów operacyjnych oraz poprawę jakości obsługi pracowników, co znacznie przyspiesza i ułatwia pracę specjalistów. 

Co obecnie oznacza digitalizacja dla HR-u? Raport Digitalizacja – raport. Część IV. Cyfryzacja w procesach rozwoju pracowników – rola narzędzi, rola ludzi przygotowany przez House of Skills wymienia wykorzystanie sztucznej inteligencji oraz rozwiązań mobilnych jako jedne ze sposobów na cyfrową transformację procesów HR w firmie. Cyfryzacja HR umożliwia gromadzenie dużych baz danych na przestrzeni lat, a nowoczesne narzędzia oparte na AI wykorzystują zaawansowane algorytmy do analizy tych danych w celu wspierania procesów rozwojowych pracowników. Algorytmy pozwalają na przykład sprawdzić korelację między obraną ścieżką rozwoju a osiągnięciami zawodowymi zarówno poszczególnych pracowników, jak i całych zespołów. Wspomniany dokument omawia również możliwość wykorzystywania urządzeń mobilnych z dostępem do internetu do wspierania procesów edukacyjnych oraz dostarczania pracownikom różnego rodzaju materiałów szkoleniowych. 

Automatyzacja procesów HR pozwala na szybsze i dokładniejsze realizowanie zadań związanych z zarządzaniem pracownikami. Digital HR umożliwia specjalistom koncentrację na strategicznych działaniach, eliminując konieczność poświęcania czasu na rutynowe czynności administracyjne. Cyfryzacja procesów HR-owych wpływa również na elastyczność i skalowalność tych procesów, co ma ogromne znaczenie w przypadku zakładów produkcyjnych borykających się dość często z dużą rotacją pracowników. 

Przyczyny wypalenia zawodowego można podzielić na dwie grupy: indywidualne związane z osobowością pracownika oraz zewnętrzne wynikające z nieprawidłowego funkcjonowania organizacji. 

Cyfrowe platformy HR umożliwiają gromadzenie i analizowanie dużych ilości danych dotyczących pracowników. Zamiast bazować na intuicji, menedżerowie mogą podejmować bardziej trafne decyzje oparte na faktach. Zaawansowana analityka wspiera firmy w lepszym zrozumieniu potrzeby swoich pracowników i monitorowaniu ich rozwoju. 

Wdrożenie cyfrowych rozwiązań HR często prowadzi do znacznych oszczędności związanych zarówno z zatrudnieniem mniejszej liczby specjalistów HR, jak i wynikających z ograniczenia liczby błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. Digitalizując procesy HR w firmach eliminujemy również konieczność prowadzenia dokumentacji papierowej, co zmniejsza koszty związane z jej przechowywaniem i zarządzaniem. 

Cyfryzacja działań HR usprawnia komunikację między pracownikami a działem HR, co może wpływać pozytywnie na ich satysfakcję z pracy. Przy użyciu dedykowanych platform pracownicy mogą samodzielnie zarządzać swoimi danymi, zgłaszać wnioski urlopowe, a także uczestniczyć w szkoleniach online, co zwiększa ich poczucie kontroli nad własną karierą. 

Wdrożenie cyfryzacji w HR obejmuje szereg różnych procesów. Jakie działania warto poddać digitalizacji? 

Cyfryzacja onboardingu umożliwia skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowego pracownika oraz zapewnia standaryzację tego procesu. Zdigitalizowane procesy przy wsparciu cyfrowej platformy noSilo dają nowym pracownikom między innymi możliwość samodzielnego wypełnienia niezbędnych formularzy, przejścia procesu wdrożenia na podstawie przygotowanych wcześniej checklist czy też zapoznania się z materiałami szkoleniowymi online. Automatyzacja HR w obszarze onboardingu oszczędza czas oraz minimalizuje ryzyko błędów i niedopatrzeń. 

Digitalizacja procesów HR pozwala na skuteczne zarządzanie talentami w organizacji. Platforma noSilo umożliwia między innymi identyfikację kluczowych umiejętności na danym stanowisku i tworzenie na tej podstawie matryc kompetencji pracowników. Cyfrowa aplikacja pozwala również na planowanie i realizację szkoleń, a także stałe monitorowanie rozwoju pracowników. Zdigitalizowane narzędzia dają pracownikom możliwość podnoszenia kompetencji w sposób zdalny, przy wykorzystaniu mobilnych urządzeń dostępnych na stanowisku pracy. 

Cyfrowe platformy HR-owe automatyzują proces oceny okresowej pracowników oraz zbierania feedbacku. Narzędzie umożliwia obiektywne i przejrzyste ocenianie wyników pracy, a także regularne monitorowanie postępów pracowników. Automatyzacja procesu oceny pracowników pozwala na łatwiejsze identyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz planowanie działań naprawczych. Pracownicy mogą również w łatwy sposób przekazywać swój feedback dotyczący możliwej optymalizacji procesów, zarówno administracyjnych, jak i produkcyjnych. Cyfryzacja działań HR w tym obszarze przyczynia się do zwiększenia transparentności i zaufania między pracownikami a kadrą zarządzającą. 

Cyfryzacji bardzo często podlegają procesy administracyjne HR. Digitalizacja działań HR takich jak zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ewidencja czasu pracy czy rozliczanie wynagrodzeń sprawia, że działania te są realizowane w sposób szybki, efektywny i pozbawiony błędów. Cyfrowe platformy dają również pracownikom dostęp do swoich danych i umożliwiają na przykład samodzielnie składanie wniosków, co znacznie odciąża dział HR i przyspiesza obsługę zapytań. 

Wdrożenie digitalizacji HR w zakładzie produkcyjnym wymaga nie tylko inwestycji w odpowiednie narzędzia, ale przede wszystkim zmiany podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi – cyfryzacja musi stać się niejako elementem kultury organizacji. Jak przeprowadzić wdrożenie cyfryzacji HR w firmie? 

Pierwszym krokiem w procesie digitalizacji HR jest dokładna analiza potrzeb i możliwości firmy. Należy zidentyfikować obszary, w których cyfryzacja przyniesie największe korzyści. Warto również przeprowadzić audyt aktualnych procesów HR, aby zidentyfikować wąskie gardła i znaleźć sposoby ich eliminacji. 

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi, których funkcje będą najlepiej odpowiadać potrzebom firmy. Nasza platforma noSilo została przygotowana specjalnie z myślą o wsparciu procesu digitalizacji HR w zakładach produkcyjnych. Zaawansowane funkcje aplikacji pozwalają zarządzać całą dokumentacją, komunikacją, szkoleniami, kompetencjami pracowników oraz bazą wiedzy. Cyfrowa platforma sprawia, że procesy, które do tej pory wymagały stacjonarnej obecności w danym miejscu (np. w dziale kadr, na szkoleniach), przenoszą się do świata cyfrowego. Pracownik loguje się do swojego panelu na platformie przy użyciu urządzenia mobilnego dostępnego na stanowisku pracy. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby zapoznać się z aktualnymi informacjami, postępem ścieżki rozwoju, planowanymi szkoleniami czy też zgłosić wniosek urlopowy. A wszystko to dzieje się szybko, sprawnie, bez konieczności opuszczania stanowiska pracy i bez ryzyka, że informacja zostanie pominięta w przypadku błędu ludzkiego. 

Oprócz fizycznego wdrożenia technologii cyfrowych w HR istotne jest również przeszkolenie pracowników z zakresu korzystania z nowych narzędzi oraz zachęcenie do korzystania z nich. Menedżerowie i liderzy zespołów powinni posiadać umiejętności ułatwiające korzystanie z zaawansowanych funkcji aplikacji oraz promować korzystanie z rozwiązań cyfrowych wśród swoich zespołów. 

Cyfryzacja HR to nieodwracalny trend zmieniający sposób, w jaki zakłady produkcyjne zarządzają zasobami ludzkimi. Digitalizacja przynosi liczne korzyści – od zwiększenia efektywności operacyjnej, przez zaawansowane analizy danych, aż po redukcję kosztów. Dokładna analiza potrzeb firmy oraz wybór odpowiednich narzędzi cyfrowych pozwala firmom budować nowoczesną, zorientowaną na przyszłość kulturę organizacyjną. 

Bibliografia:
https://www.houseofskills.pl/wp-content/uploads/2021/09/Raport-digitalizacja-CZESC-IV-1.pdf;
https://littera-scripta.com/wp-content/uploads/2022/12/2_2022-2-Sefranek-Mikle.pdf.