Instrukcje stanowiskowe (TWI) – jak tworzyć je szybciej i skuteczniej?
Skuteczny instruktaż stanowiskowy musi obejmować połączenie wiedzy teoretycznej z praktycznym poznawaniem procesu. Dobrze przygotowana instrukcja stanowiskowa angażuje jak najwięcej zmysłów – pozwala zobaczyć, usłyszeć i zrozumieć każdy etap pracy. Dlatego coraz częściej odchodzi się od długich, tekstowych opisów na rzecz zdjęć, grafik i filmów instruktażowych, które pomagają szybciej zapamiętywać i lepiej rozumieć wykonywane czynności. Metoda TWI (Training Within Industry) to system szkolenia instruktorów wykorzystujący te zasady do angażującego, klarownego i bardziej efektywnego wdrażania nowych pracowników.
Czym jest metoda TWI (Training Within Industry) i dlaczego jest kluczowa w nowoczesnej produkcji?
Training Within Industry (TWI) to sprawdzony system szkolenia pracowników stworzony w czasie II wojny światowej w Stanach Zjednoczonych. Jego celem było przyspieszenie wdrażania nowych operatorów do produkcji. Większość mężczyzn w wieku poborowym była wówczas zmuszona do walki na froncie, wskutek czego zakłady produkcyjne zatrudniały kobiety oraz mężczyzn, którzy nie kwalifikowali się do wojska. Przedsiębiorstwa musiały skupić swoje działania na odpowiednim przygotowaniu do pracy na produkcji osób, które nigdy wcześniej nie miały z tym do czynienia. Program TWI nie tylko pozwolił w tamtych czasach utrzymywać odpowiednią wydajność produkcji, ale też stał się flagowym systemem, który jest stosowany w zakładach produkcyjnych do dziś.
Warto zaznaczyć, że TWI nie jest programem szkolenia samych operatorów, lecz rozwijania kompetencji instruktorów, którzy następnie przekazują wiedzę pracownikom.
W praktyce TWI skupia się na czterech obszarach:
- Instruowanie Pracowników (IP)
- Doskonalenie Metod Pracy (MP)
- Budowa dobrych Relacji z Pracownikami (RP)
- Zapewnianie Bezpieczeństwa Pracy (BP).
A dlaczego TWI jest dziś tak ważne? Obecnie procesy produkcyjne są coraz bardziej złożone, a zakłady mierzą swoją efektywność poprzez lepszą jakość i wydajność. Jednocześnie duża rotacja pracowników w sektorze produkcyjnym sprawia, że coraz trudniej jest utrzymać stabilne i wysokie standardy pracy. Training Within Industry zapewnia powtarzalność, bezpieczeństwo i wysoką jakość procesów – zarówno wśród nowych pracowników, jak i bardziej doświadczonej kadry.
Przykładem może być wdrożenie TWI w firmie Danone opisane w artykule „Example of TWI Implementation at Danone – Żywiec Zdrój – Case Study". Celem było przede wszystkim skrócenie czasu wdrożenia nowych pracowników, zwiększenie elastyczności zespołu oraz udokumentowanie know-how ekspertów w celu zatrzymania wiedzy w firmie. W efekcie przedsiębiorstwo odnotowało:
- skrócenie czasu onboardingu o 37% w magazynach i o 50% w obszarach produkcyjnych,
- wzrost elastyczności z obsługi 2 do 3 stanowisk,
- obniżenie kosztów zatrudnienia,
- bardziej trafne decyzje dotyczące kariery pracowników oparte na obiektywnych kryteriach oceny.
To tylko jeden z licznych przykładów pokazujących, jak standaryzacja instruktażu stanowiskowego na produkcji przekłada się na optymalizację wyników biznesowych – lepszą efektywność i ograniczenie zbędnych kosztów.
Jak stworzyć instrukcję stanowiskową krok po kroku według metody TWI?
Podstawowym obszarem TWI jest instruktaż pracowników. Stosuje się tutaj czterostopniową metodę szkoleniową, obejmującą przygotowanie pracownika, prezentację zadania, wykonanie zadania w praktyce przez pracownika, a następnie monitorowanie i dalsze wspieranie osoby szkolonej. Połączenie teorii, obserwacji i natychmiastowej praktyki podczas instruktażu stanowiskowego zwiększa skuteczność szkolenia. Jak krok po kroku stworzyć instrukcję stanowiskową zgodnie z TWI?
Pierwszym zadaniem instruktora jest zbudowanie właściwego nastawienia do procesu szkolenia stanowiskowego. Pracownik powinien wiedzieć:
- czego będzie się uczył,
- dlaczego to ważne,
- jakie korzyści przyniesie mu opanowanie danej czynności.
W instruowaniu pracowników zgodnym z TWI nie chodzi o mechaniczne powtarzanie – chodzi o zrozumienie celu. Na przykład, zamiast mówić ogólnie: „nauczysz się obsługi prasy hydraulicznej”, lepiej powiedzieć: „dzisiaj dowiesz się, jak ustawiać parametry prasy, aby uniknąć błędów i przestojów”.
Podczas szkolenia stanowiskowego pracownika warto także wytłumaczyć, jak jego rola wpisuje się w cały proces produkcyjny. Instruktor powinien pokazać mu, co dzieje się na wcześniejszych etapach – skąd pochodzą komponenty lub półprodukty, które trafiają na jego stanowisko – oraz co dzieje się później, czyli do jakiego procesu trafiają efekty jego pracy. Taka świadomość pomaga dostrzegać zależności między etapami i szybciej wychwytywać nieprawidłowości.
Kiedy operator wie, jak wygląda łańcuch wartości, łatwiej mu zidentyfikować, że np. otrzymał wadliwy element z poprzedniego procesu, lub że jego własna praca może wpłynąć na jakość kolejnych operacji. Zyskuje wówczas szerszy ogląd na produkcję – widzi nie tylko swoje zadanie, ale cały system, którego jest częścią. To z kolei wzmacnia zaangażowanie, odpowiedzialność i jakość wykonywanej pracy.
W kolejnym kroku instruktor wykonuje zadanie powoli, opowiadając jednocześnie w zrozumiały, prosty sposób, co robi i dlaczego. To moment, w którym pracownik obserwuje i zapamiętuje sekwencję czynności.
W prezentacji zadania ważne jest przedstawienie trzech elementów:
- co robimy,
- na co trzeba zwrócić uwagę,
- dlaczego to istotne.
Zgodna z tymi zasadami instrukcja stanowiskowa mogłaby na przykład wyglądać tak: „ustawiamy detal w uchwycie, a następnie upewniamy się, że krawędź styka się z ogranicznikiem, żeby uniknąć przesunięcia elementu podczas docisku”.
Instrukcje dla pracowników przekazywane w praktyczny sposób pomagają zapamiętać kolejne czynności oraz zrozumieć ich sens i znaczenie dla jakości całego procesu. Szkolona osoba nie uczy się „na pamięć”, tylko dobrze rozumie, po co wykonuje każdy krok.
Na tym etapie pracownik wykonuje zadanie samodzielnie, a instruktor obserwuje. Celem jest sprawdzenie zrozumienia sensu poszczególnych działań przez pracownika.
To właśnie tutaj zaczyna się prawdziwe uczenie. Jak mówi znane powiedzenie – człowiek uczy się na błędach – dlatego warto pozwolić pracownikowi je popełnić. Co więcej, czasem instruktor może celowo sprowokować sytuację, w której pracownik popełni drobną pomyłkę, oczywiście taką, która nie wpływa na proces ani bezpieczeństwo. To dobra okazja, by sprawdzić, czy pracownik naprawdę rozumie zależności i potrafi samodzielnie zareagować.
Na przykład, jeśli instruktor wie, że częstym błędem jest zbyt wczesne uruchomienie urządzenia albo zbyt słabe dokręcenie elementu, może pozwolić pracownikowi to zrobić, a następnie wspólnie omówić skutki takiego działania. W ten sposób pracownik dostrzega konsekwencje, a nie tylko słyszy o nich w teorii.
Instruowanie pracowników umożliwiające naukę na błędach prowokuje do myślenia i buduje świadomość procesu. Pracownik przestaje jedynie odtwarzać kolejne punkty instrukcji, a zaczyna rozumieć, dlaczego właśnie tak należy postępować. To z kolei sprawia, że w przyszłości lepiej radzi sobie z sytuacjami niestandardowymi i szybciej reaguje na potencjalne błędy.
Ostatni etap to utrwalenie i monitorowanie. Pracownik wykonuje zadania samodzielnie, ale wciąż może liczyć na wsparcie. W tym kroku istotną rolę odgrywają przygotowane wcześniej instrukcje stanowiskowe w postaci dokumentów czy filmów, stanowiące punkt odniesienia, do którego pracownik może wracać.
Jak noSilo automatyzuje i usprawnia proces tworzenia instrukcji stanowiskowych?
Wyobraźmy sobie, że opisany wcześniej proces instruktażu został nagrany i udostępniony wszystkim pracownikom. Każdy może wrócić do materiału w dowolnym momencie, przypomnieć sobie kroki i sprawdzić, czy wykonuje zadanie zgodnie ze standardem.
Właśnie na tym polega automatyzacja i usprawnienie procesu tworzenia instrukcji stanowiskowych w systemie noSilo, które przenosi metodę TWI w realia Przemysłu 4.0.
W jaki sposób noSilo wspiera TWI w praktyce?
Centralizacja i standaryzacja wiedzy
Wszystkie instrukcje stanowiskowe, instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy, procedury i dobre praktyki są przechowywane w jednym, centralnym miejscu – w Bazie Wiedzy noSilo. Każdy pracownik z odpowiednimi uprawnieniami ma dostęp do aktualnych wersji dokumentów, a liderzy mogą śledzić historię zmian dzięki funkcji wersjonowania. Aktualizacja instrukcji stanowiskowych zajmuje dosłownie chwilę – wystarczy dodać nową wersję, a system sam zadba o to, aby wszyscy użytkownicy mieli dostęp do bieżącej dokumentacji.
Wykorzystanie angażujących formatów
noSilo pozwala tworzyć instrukcje w różnych formatach, takich jak filmy instruktażowe, zdjęcia, diagramy czy checklisty. Wiedza staje się bardziej przystępna i lepiej zapamiętywana – pracownicy mogą wykorzystywać do nauki więcej zmysłów, co znacząco zwiększa efektywność szkolenia.
Automatyzacja weryfikacji
Platforma umożliwia tworzenie testów i checklist, które służą do weryfikacji wiedzy i umiejętności zdobytych przez pracowników w procesie TWI na etapie praktyki pod okiem instruktora. Jeśli pracownik pomyślnie przejdzie weryfikację, system automatycznie zaktualizuje jego poziom kompetencji w matrycy kompetencji.
Monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym
noSilo integruje wszystkie dane o szkoleniach i zdobywanych kompetencjach. System automatycznie aktualizuje statusy, pokazuje postępy i umożliwia szybkie reagowanie – np. zlecenie dodatkowego szkolenia czy przypomnienie o konieczności odświeżenia wiedzy.
Jakie korzyści biznesowe dają instrukcje stanowiskowe?
Dobrze opracowane i zarządzane instrukcje stanowiskowe są istotnym narzędziem mającym wpływ na poprawę wyników organizacji. Jakie korzyści biznesowe przynosi to rozwiązanie?
Połączenie metody TWI z cyfrowym środowiskiem noSilo to fundament kultury ciągłego doskonalenia. Cyfrowe instrukcje stanowiskowe ułatwiają wdrażanie pracowników i rozwój kompetencji zespołów, pozwalając firmom zyskać szybkość, spójność i bezpieczeństwo wiedzy w organizacji.
Bibliografia:
https://www.twi-institute.com/what-is-training-within-industry/;
https://www.gembaacademy.com/resources/gemba-glossary/twi;
https://leancommunity.org/example-of-twi/.
Posiada wieloletnie doświadczenie w środowisku produkcyjnym, zdobyte zarówno w obszarze zarządzania zespołami, jak i koordynacji procesów wewnątrzzakładowych. Praktyka w pracy operacyjnej i kierowniczej pozwoliła jej dobrze zrozumieć wyzwania, z którymi mierzą się menedżerowie i pracownicy produkcji – od standaryzacji pracy, przez komunikację, aż po rozwój kompetencji.
To doświadczenie stanowi fundament, na którym opiera dzisiejszą działalność ekspercką. W artykułach pokazuje, jak rozwiązania cyfrowe i nowoczesne metody zarządzania mogą realnie wspierać codzienną pracę zakładów produkcyjnych, czyniąc procesy bardziej przejrzystymi, uporządkowanymi i efektywnymi.
