Matryce kompetencji – jak skutecznie zarządzać rozwojem pracowników?

Niektórzy decydują się jednak na rezygnację z systemu liczbowego w macierzy kompetencji pracowników i zastąpienie go innym sposobem oceny, na przykład symbolem. Takie rozwiązanie zastosowaliśmy w inteligentnych matrycach kompetencji noSilo – w naszym przypadku cyfry 1-5 zostały zastąpione przez kołowy wykres postępu. Skąd ten pomysł? Ocena kompetencji pracownika może stanowić motywację do działania lub wręcz przeciwnie, powodować krytyczne podejście do własnej pracy, a co za tym idzie, zniechęcenie. Dzięki zastosowaniu wykresu postępu pracownik nie widzi określającej go cyfry, ale lukę do zapełnienia, co może stanowić skuteczniejszą zachętę do podnoszenia swoich kompetencji. 

W praktyce terminy matryca kompetencji, macierz kompetencji i matryca umiejętności są często stosowane zamiennie. Wszystkie odnoszą się do narzędzia, które pozwala uporządkować informacje o tym, jakie kompetencje są wymagane na danym stanowisku oraz na jakim poziomie posiadają je poszczególni pracownicy. Różnice pojawiają się przede wszystkim w nazewnictwie i zakresie danych, które organizacja zdecyduje się uwzględnić.

Matryca kompetencji jest pojęciem najszerszym. Może obejmować zarówno kompetencje twarde, np. znajomość procedur, obsługę maszyn czy programów, jak i kompetencje miękkie, takie jak komunikacja, współpraca czy zarządzanie zespołem. Macierz kompetencji oznacza w praktyce to samo narzędzie – jest po prostu innym określeniem matrycy. Z kolei matryca umiejętności może być stosowana jako określenie bardziej skoncentrowane na konkretnych zdolnościach i czynnościach, które pracownik potrafi wykonywać. W wielu firmach granica między tymi pojęciami jest jednak płynna.

Warto natomiast odróżnić te narzędzia od mapy kompetencji. Mapa pokazuje przede wszystkim szerszy obraz kompetencji potrzebnych w organizacji – może przedstawiać zależności między kompetencjami, stanowiskami, rolami lub obszarami działalności. Nie musi zawierać szczegółowej oceny każdego pracownika. Matryca jest bardziej operacyjna: pozwala zestawić konkretnych pracowników z konkretnymi kompetencjami i poziomami ich zaawansowania.

Czym innym jest również matryca szkoleń. Jej zadaniem jest powiązanie pracowników lub stanowisk z wymaganymi szkoleniami i informacjami o ich realizacji. Może więc pokazywać, kto ukończył dane szkolenie, kiedy je odbył i czy wymaga jego odnowienia. Matryca kompetencji odpowiada natomiast na pytanie: „Co pracownik potrafi i na jakim poziomie?”, podczas gdy matryca szkoleń: „Jakie szkolenia pracownik powinien lub już odbył?”.

Najprościej można więc przyjąć:

• Matryca kompetencji/macierz kompetencji/matryca umiejętności – pokazuje poziom kompetencji i umiejętności pracowników.
• Mapa kompetencji – przedstawia szerszy układ kompetencji potrzebnych w organizacji i zależności między nimi.
• Matryca szkoleń – pokazuje wymagane, zrealizowane lub planowane szkolenia przypisane do pracowników lub stanowisk.

W praktyce narzędzia te mogą się wzajemnie uzupełniać. Matryca kompetencji pozwala zidentyfikować lukę, mapa kompetencji pomaga spojrzeć na potrzeby organizacji szerzej, a matryca szkoleń może wskazać, jakie działania rozwojowe należy zaplanować, aby tę lukę uzupełnić.

Obecnie trudno wyobrazić sobie dobrze skoordynowaną i efektywną pracę firmy bez wykorzystania macierzy umiejętności pracowników, zwłaszcza w zakładach produkcyjnych. Matryce kompetencji pracowników pozwalają: 

• Uporządkować proces zdobywania wiedzy i zagwarantować pracownikom zakres wiedzy wykorzystywany na danym stanowisku – bez zbędnego przeładowania informacjami, których i tak nie zastosują w praktyce, 
• Zaplanować krok po kroku ścieżkę rozwoju na każdym stanowisku, 
• Zarządzać rotacją pracowników, planować przekazanie zmiany, delegacje, urlopy czy szkolenia, 
• Dostrzegać luki kompetencyjne i planować dodatkowe szkolenia uzupełniające dla obecnych pracowników oraz wprowadzać niezbędne zmiany w onboardingu nowych osób 
• Uniknąć zbędnych kosztów związanych z przestojami i koniecznością wprowadzania zmian w planie produkcji w wyniku braków kadrowych, 
• Podejmować bardziej przemyślane decyzje w zakresie rekrutacji zewnętrznych oraz wewnętrznych. 

Stworzenie macierzy umiejętności pracowników wymaga odpowiedniego przygotowania oraz planu. Warto przy tym skorzystać ze wsparcia osób, które pracują aktualnie na danym stanowisku. Opracowanie zakresu codziennych obowiązków pozwoli określić umiejętności niezbędne do prawidłowej realizacji zadań. Zaangażowanie pracowników w proces budowania macierzy umiejętności może również wzmocnić motywację oraz poczucie docenienia u osób wspierających tworzenie nowego rozwiązania. 

Jak zbudować matrycę kompetencji, aby prawidłowo zaplanować i ocenić umiejętności swoich pracowników? Oto schemat przygotowania macierzy kompetencji krok po kroku! 

1. Wyróżnij podział na stanowiska. Innych kwalifikacji będziemy oczekiwać od pracowników produkcji, innych od kadry zarządzającej, a jeszcze innych od pracowników biurowych. 
2. Określ wszystkie umiejętności oczekiwane na danym stanowisku. Karta kompetencji pracownika powinna zawierać zarówno umiejętności miękkie, jak i twarde odpowiednie dla wybranego obszaru oraz procesu, w tym umiejętność obsługi maszyn, narzędzi oraz programów, jakimi pracownik będzie posługiwał się w swojej pracy. 
3. Określ standard, w jakim będziesz oceniać poziom kompetencji, czyli zakres działań, jaki musi zostać spełniony, aby stwierdzić, że pracownik może wykonywać pracę w każdym ze wspomnianych wcześniej pięciu stopni. 
4. Wyznacz osoby oraz rozwiązania, dzięki którym sprawiedliwie ocenisz poziom kompetencji pracowników. 
5. Określ poziom docelowy i znajdź luki kompetencyjne. Porównaj aktualny poziom kompetencji pracownika z poziomem wymaganym na danym stanowisku. Dzięki temu łatwo określisz, których umiejętności brakuje, a które są już rozwinięte na odpowiednim poziomie.
6. Zaplanuj rozwój i aktualizuj matrycę. Na podstawie zidentyfikowanych luk zaplanuj odpowiednie działania rozwojowe, np. szkolenia, mentoring, coaching czy zdobywanie doświadczenia w nowych zadaniach. Matrycę warto regularnie aktualizować, aby uwzględniała zmiany w stanowiskach, procesach, technologii i kompetencjach pracowników.

Choć na pierwszy rzut oka matryce kompetencji w Excelu wydają się być dobrym rozwiązaniem, praktyka pokazuje, że taka metoda zarządzania kompetencjami pracowników jest nieczytelna, nieintuicyjna i czasochłonna. Patrząc na dowolny wzór macierzy kompetencji, łatwo dostrzec problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na płynność procesów w firmie. 

• Matryce kwalifikacji obejmują zarówno kompetencje miękkie, jak i twarde, a przypisaniu podlegają wszyscy pracownicy z różnych działów. Przedsiębiorstwa dysponujące licznym personelem mogą łatwo pogubić się w chaosie informacyjnym, przez co menadżerowie tracą czas na analizowaniu plików. 
• Każdy błąd w pliku przekłada się na błędy w planowaniu pracy i zarządzaniu zmianą. W branżach takich jak produkcja czy logistyka brak precyzji w kalkulacji dostępnych zasobów oznacza ryzyko opóźnień w terminowej realizacji procesów. 
• Błędy komunikacyjne oraz problemy i niedomówienia w przydzielaniu obowiązków powodują marnowanie potencjału zespołu i jego nieefektywną pracę – firma traci w ten sposób pieniądze.

Macierze kompetencji pracowników będą spełniać swoją rolę jedynie wówczas, gdy zostaną odpowiednio dostosowane do wybranych grup pracowników. Kluczowy zatem jest podział macierzy na główne obszary zakładu. Wyodrębnienie kompetencji w zależności od stanowiska pozwoli maksymalnie wykorzystać potencjał macierzy umiejętności oraz uzyskać klarowny obraz kwalifikacji wszystkich pracowników. Jak stworzyć taki podział? W przypadku zakładu produkcyjnego może on na przykład dotyczyć czterech obszarów: produkcji, zarządzania zespołem i procesami, zarządzania jakością oraz utrzymania ruchu. 

Zautomatyzowany proces wdrożenia wykorzystuje zebraną i udokumentowaną w atrakcyjnej formie wiedzę techniczną i praktyczną, zwiększając efektywność procesów szkoleniowych. Do poszczególnych maszyn i kompetencji mogą być również przypisywane filmy instruktażowe, szkolenia stanowiskowe czy dokumenty takie jak SOP (Standardowa Procedura Operacyjna). 

Inteligentne matryce kompetencji stanowiące składową platformy noSilo to innowacyjne rozwiązanie przynoszące szereg korzyści zarówno przedsiębiorstwom produkcyjnym, jak i zatrudnionym w nich pracownikom. 

• Uschematyzowany proces szkolenia pozwala przyspieszyć osiągnięcie samodzielności przez pracownika 
• Usprawnienie komunikacji i eliminacja chaosu informacyjnego przekłada się na bardziej efektywną realizację procesów 
• Błyskawiczny dostęp do matryc kompetencji umożliwia sprawne zarządzanie zmianą i planowanie produkcji, również z podziałem na działy czy procesy 
• Wgląd do poziomu kompetencji i ustalonej ścieżki rozwoju stanowi dla pracowników motywację do dalszej pracy nad podnoszeniem kwalifikacji. 

Chcesz zwiększyć efektywność swojego zespołu i przenieść zarządzanie kompetencjami pracowników na wyższy poziom? Skontaktuj się z nami i umów się na niezobowiązujące spotkanie, na którym zaprezentujemy demo systemu pokazujące więcej możliwości naszej platformy!