Audyt jakości w firmie produkcyjnej – jak się do niego przygotować?
Do audytu jakości w firmie pozostał tydzień. Przed wizytą audytora trzeba sprawdzić aktualność instrukcji, skompletować dokumentację, zweryfikować szkolenia i upewnić się, że pracownicy znają obowiązujące procedury. Problem w tym, że część dokumentów znajduje się w segregatorach, a potwierdzenia szkoleń były wpisywane z opóźnieniem. Ile osób zostanie oddelegowanych do porządkowania dokumentów? Jak to wpłynie na procesy? I czy przygotowanie do audytu jakości w firmie produkcyjnej zawsze musi tak wyglądać? Sprawdź, co obejmuje audyt jakości w produkcji i jak przygotować zakład, aby uniknąć nerwowego nadrabiania zaległości.
Czym jest audyt jakości w firmie produkcyjnej?
Audyt jakości to systematyczna, niezależna i udokumentowana ocena tego, czy procesy, sposób wykonywania pracy oraz osiągane efekty spełniają wymagania wynikające z norm, wewnętrznych procedur organizacji lub ustaleń z klientami.
Audyt w zakładzie produkcyjnym nie ogranicza się do przeglądania dokumentacji. Audytor może również obserwować pracę na hali produkcyjnej, rozmawiać z pracownikami, przeprowadzać wywiady z zastosowaniem checklisty i sprawdzać, czy stosowane praktyki odpowiadają obowiązującym instrukcjom.
W zależności od celu kontroli oraz podmiotu przeprowadzającego ocenę wyróżnia się:
- audyt wewnętrzny jakości – realizowany przez organizację lub na jej zlecenie, służy ocenie zgodności procesów i identyfikowaniu możliwości doskonalenia;
- audyt zewnętrzny jakości – przeprowadzany np. przez klienta, jednostkę certyfikującą lub inny podmiot zewnętrzny.
Warto przy tym odróżnić audyt produkcji od bieżącej kontroli jakości. Kontrola koncentruje się przede wszystkim na sprawdzaniu wyrobów i ich parametrów, natomiast audyt ocenia również procesy i rozwiązania organizacyjne.
Jakie obszary mogą być sprawdzane podczas audytu jakości?
Zakres audytu jakości zależy od jego celu, rodzaju produkcji oraz przyjętych kryteriów. Najczęściej weryfikowane obszary to:
- dokumentacja – obecność, dostęp oraz aktualność procedur, instrukcji stanowiskowych, BHP oraz innych dokumentów;
- procesy produkcyjne – zgodność wykonywanych czynności z przyjętymi standardami;
- kompetencje – kwalifikacje, wymagane umiejętności i uprawnienia;
- szkolenia – programy szkoleniowe, terminy, potwierdzenia ukończenia;
- potwierdzenia jakości – wyniki kontroli, formularze, rejestry i raporty;
- niezgodności – sposób identyfikowania problemów i podejmowania działań korygujących;
- poprzednie audyty – realizacja zaleceń i skuteczność wdrożonych działań.
Jak przygotować firmę do audytu jakości krok po kroku?
Audyt produkcji obejmuje zarówno kontrolę administracyjną związaną z dokumentacją, jak i weryfikację rzeczywistego funkcjonowania zakładu. Jak powinno wyglądać przygotowanie do audytu jakości w firmie?
Jakich błędów unikać przed audytem jakości?
Jak wygląda czas tuż przed audytem jakości w większości firm produkcyjnych? Wszyscy działają w panice – nic dziwnego, jeśli do tej pory brakowało regularnej, wewnętrznej kontroli.
Dział jakości zaczyna przeglądać segregatory i okazuje się, że część instrukcji jest nieaktualna, a niektórych potwierdzeń szkoleń w ogóle nie można znaleźć. Kierownik produkcji musi ustalić, czy wszyscy operatorzy znają aktualne procedury, a dział HR sprawdza, czy wszystkie wymagane szkolenia i uprawnienia są aktualne.
Wszystkie zaległości trzeba szybko nadrobić. Pracownicy są odrywani od obowiązków, dokumentacja jest uzupełniana w pośpiechu. Spada wydajność produkcji, a ryzyko pomyłek rośnie. Związane z tą sytuacją kilkudniowe obniżenie efektywności zakładu być może będzie nieść za sobą mniej konsekwencji, niż negatywny wynik audytu. Jednak unikanie podstawowych błędów w organizacji sprawia, że firma w ogóle nie musi ponosić takich kosztów.
Do najczęstszych błędów należą:
- nieaktualne instrukcje,
- brak potwierdzeń szkoleń,
- rozbieżności między procedurą a praktyką,
- nieaktualne uprawnienia,
- brak działań korygujących po wcześniejszych audytach.
Większości tych błędów można łatwo uniknąć dzięki systematycznej kontroli dokumentacji, kompetencji i realizowanych procesów.
Jak noSilo pomaga utrzymać firmę w gotowości do audytu jakości?
System noSilo to rozwiązanie, dzięki któremu przygotowanie firmy do audytu jakości staje się zwykłą formalnością. Wszystko to dzięki centralizacji dokumentacji oraz automatyzacji zadań związanych z zarządzaniem pracownikami.
- Baza wiedzy online zapewnia pracownikom stały dostęp do aktualnych instrukcji stanowiskowych i materiałów szkoleniowych bezpośrednio na stanowisku pracy.
- System zarządzania szkoleniami pozwala przygotować szkolenie dotyczące zmienionej procedury, przeprowadzić test wiedzy i zachować historię jego ukończenia.
- Matryce kompetencji umożliwiają sprawdzenie kompetencji pracowników oraz identyfikowanie braków w umiejętnościach.
- Checklisty jako forma weryfikacji zdobytych kompetencji pomagają kontrolować wykonanie wymaganych zadań i gromadzić potwierdzenia ich realizacji.
- Checklisty i testy tworzone na potrzeby audytów wewnętrznych pozwalają regularnie sprawdzać znajomość procedur.
Wszystkie informacje są dostępne w jednym systemie online, dla wszystkich obszarów organizacji. Bez najmniejszych obaw, że przez jeden zagubiony dokument firma nie przejdzie audytu jakości pozytywnie.
Audyt jakości w firmie produkcyjnej nie musi oznaczać tygodni nerwowych przygotowań. Z pomocą noSilo organizacja może systematycznie porządkować dokumentację, rozwijać kompetencje pracowników i weryfikować przestrzeganie standardów oszczędzając czas, ograniczając ryzyko niezgodności i utrzymując stałą gotowość do audytu.
FAQ
Zakres dokumentacji zależy od kryteriów audytu. Zazwyczaj należy przygotować aktualne procedury, instrukcje stanowiskowe, zapisy kontroli jakości, potwierdzenia szkoleń, dokumentację kompetencji oraz raporty z wcześniejszych audytów i działań korygujących.
W audycie zazwyczaj uczestniczą przedstawiciele działu jakości, kierownicy produkcji, właściciele audytowanych procesów oraz pracownicy odpowiedzialni za oceniane obszary.
Tak. Rozmowy z pracownikami są jednym ze sposobów zbierania dowodów audytowych. Audytor może pytać o wykonywane czynności, obowiązujące instrukcje, zasady bezpieczeństwa czy postępowanie w przypadku wykrycia niezgodności.
O częstotliwości audytów wewnętrznych decyduje organizacja. Normy nie narzucają częstotliwości kontroli. Warto jednak w procesie planowania uwzględnić znaczenie procesów, występujące ryzyka oraz wyniki poprzednich audytów w danych obszarach.
Po wykryciu niezgodności należy ocenić problem, podjąć odpowiednie działania ograniczające jego skutki i usunąć możliwe przyczyny. Następnie trzeba wdrożyć działania korygujące, udokumentować ich przebieg i sprawdzić skuteczność zastosowanych rozwiązań.
Bibliografia:
https://mfiles.pl/pl/index.php/Audyt_jako%C5%9Bci;
https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176/files/PDF%20APG%20New%20Disclaimer%2012-2023/ISO-TC%20176-TF_APG-InternalAudit.pdf;
https://www.iso.org/quality-management/quality-assurance.
Mariusz zna się na HR jak mało kto, ale ciągnie go też do przemysłu i technologii. Pisze o cyfrowych narzędziach tak, żeby każdy – od specjalisty HR po kierownika zmiany - wiedział, jak mogą ułatwić codzienną pracę.
Łączy wiedzę o procesach personalnych z rozumieniem przemysłowych realiów, dzięki czemu potrafi pokazać, jak narzędzia HR-owe działają w środku fabryki, a nie tylko w teorii. Człowiek-orkiestra, który potrafi połączyć onboarding, rozwój kompetencji i przemysłowe realia w jedną, wciągającą opowieść.
