System sugestii pracowniczych stanowi jeden z najprostszych sposobów na identyfikację wąskich gardeł procesowych i organizacyjnych w zakładzie produkcyjnym. Kreatywność pracowników w zakresie ułatwiania sobie pracy zaskoczyła już niejednego menedżera – najczęściej to właśnie pracownicy jako pierwsi dostrzegają możliwość optymalizacji realizowanych zadań. Program zgłaszania sugestii i pomysłów daje szansę na przedstawienie propozycji rozwiązań nietypowych problemów. Ważne jest jednak nie tylko gromadzenie, ale także wdrażanie zgłoszonych pomysłów. Jak powinno wyglądać wdrożenie systemu sugestii pracowniczych? I jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie? 

System sugestii pracowniczych to praktyczne narzędzie umożliwiające pracownikom zgłaszanie pomysłów usprawnień, które mogą wpłynąć na efektywność całej organizacji. Program ten pozwala wykorzystać praktyczną wiedzę osób, które każdego dnia angażują się w realizację procesów – dzięki temu firma zyskuje świeże spojrzenie na swoje działania i może skutecznie doskonalić metody pracy. 

Systemy sugestii mogą przybierać różne formy – od klasycznych skrzynek na pomysły po zaawansowane cyfrowe platformy do zarządzania zgłaszanymi propozycjami. Stworzenie efektywnego systemu sugestii pracowniczych pozwala wszystkim pracownikom na branie aktywnego udziału w procesie poprawy jakości pracy, organizacji oraz optymalizacji działań. 

Najnowsze raporty branżowe pokazują, że system sugestii pracowniczych stanowi nieodłączny element pracy wielu firm. Z Raportu Benchmarkingowego 2023 Systemy sugestii i innowacji pracowniczych przygotowanego przez Sherlock Waste możemy dowiedzieć się, że prawie 70% firm korzysta z systemu sugestii pracowników, a 16% planuje go uruchomić. Ciekawą informacją jest również to, że system sugestii jest w większości przedsiębiorstw stosunkowo nowym rozwiązaniem – znaczna większość zakładów korzysta z niego maksymalnie od 5 lat. 

A dlaczego firmy decydują się na wdrożenie systemu sugestii pracowniczych? Do najczęściej podawanych powodów należą: 

• Wykorzystanie wiedzy i potencjału pracowników 
• Zwiększenie zaangażowania pracowników 
• Zbudowanie lub wzmocnienie kultury Lean Management/Kaizen 
• Zwiększenie efektywności procesów 
• Redukcja kosztów. 

System sugestii odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu kultury ciągłego doskonalenia, ponieważ promuje zaangażowanie pracowników oraz otwartość na zmiany. Organizacja, która wdraża program zgłaszania pomysłów, staje się miejscem, w którym pracownicy czują się odpowiedzialni za wspólne wyniki. 

Pierwszym krokiem do budowania kultury ciągłego doskonalenia jest zaufanie. Pracownicy muszą wiedzieć, że ich pomysły są traktowane poważnie, a zgłoszone sugestie mają realny wpływ na rozwój firmy. Kolejnym istotnym aspektem jest komunikacja. Proces analizowania i wdrażania pomysłów powinien być transparentny, aby każdy mógł zobaczyć, jak zgłoszone propozycje przynoszą konkretne rezultaty. W efekcie organizacja staje się bardziej elastyczna i gotowa na zmiany, a ciągłe doskonalenie staje się naturalnym elementem jej funkcjonowania. 

Budowanie systemu sugestii pracowniczych wymaga przemyślanej strategii, która zapewni jego skuteczność oraz zaangażowanie zespołu. 

Oto najważniejsze etapy wdrożenia tego rozwiązania: 

• Określenie celów i zakresu systemu – na początku należy jasno zdefiniować cele wdrożenia systemu. Może to być na przykład optymalizacja procesów, redukcja kosztów czy eliminacja marnotrawstwa. Warto także określić, które obszary działania firmy mają być objęte programem sugestii. 

• Wybór odpowiednich narzędzi do zgłaszania pomysłów – system musi być łatwo dostępny i przyjazny dla pracowników. Wiele firm w dalszym ciągu wykorzystuje papierowe metody zgłaszania sugestii. Coraz więcej zakładów decyduje się jednak na nowoczesne platformy umożliwiające zgłaszanie pomysłów online, co wpływa na usprawnienie oraz transparentność procesu. 

• Opracowanie systemu motywacyjnego – pracownicy powinni być zachęcani do brania udziału w zgłaszaniu sugestii. Warto to robić poprzez odpowiednie nagrody, na przykład w postaci premii. Zachęta finansowa sprawi, że pracownicy będą bardziej skłonni dzielić się swoimi pomysłami. 

• Proces analizy i wdrażania pomysłów – wszystkie zgłoszone sugestie pracowników powinny być dokładnie przeanalizowane, a najlepsze pomysły – wdrożone. Istotne jest także informowanie pracowników o statusie propozycji, aby utrzymać ich zaangażowanie. 

• Monitorowanie wyników i udoskonalanie systemu – należy regularnie oceniać efekty wdrożonych sugestii oraz doskonalić sam proces zbierania i analizowania pomysłów, aby był on jak najbardziej efektywny. 

System sugestii idealnie wpisuje się w założenia filozofii Kaizen, która promuje ciągłe doskonalenie procesów poprzez drobne, ale regularne zmiany. Pracownicy, szczególnie ci bezpośrednio zaangażowani w produkcję czy obsługę procesów, są najlepszym źródłem pomysłów na usprawnienia. 

System sugestii pracowniczych Kaizen powinien opierać się na kilku podstawowych zasadach. 

• Sugestie powinny być wdrażane – nawet jeśli usprawnienia dadzą minimalny efekt. Nawet najmniejsza poprawa stanowi krok w kierunku ciągłego doskonalenia firmy. Dodatkowo wdrożenie drobnego pomysłu będzie stanowić uznanie dla pracownika, który go zgłosił, a to przełoży się na wzrost zaangażowania pozostałych osób w proces sugerowania zmian. 

• Firmy powinny dysponować niezależnym zespołem oceniającym, który określi przydatność i potencjał zgłoszonych pomysłów. 

• Wdrożony pomysł powinien obowiązywać bez względu na rotację personelu. Mowa tu na przykład o sytuacji, w której nowy członek zespołu oceniającego zajmuje się weryfikacją pomysłów uznanych już wcześniej za przydatne. Wycofywanie się z podjętych decyzji bez uzasadnionych powodów może obniżyć morale oraz zaangażowanie pracowników. 

• Firma powinna opracować skuteczny system motywacyjny, który pozwoli zachęcić pracowników do zgłaszania przydatnych pomysłów. Samo zgłaszanie pomysłów może być na przykład dodatkowo punktowane podczas oceny okresowej w ramach zaangażowania. Zgłaszanie sugestii, które zostały wdrożone, można nagrodzić premią. Jeśli natomiast konkretny pracownik systematycznie zgłasza pomysły usprawnień, które przekładają się na optymalizację procesów, być może warto się zastanowić nad tym, czy nie lepiej byłoby wykorzystać jego potencjał na innym stanowisku. 

Wdrożenie systemu sugestii w wielu przypadkach niesie za sobą wiele wyzwań. W omawianym wcześniej raporcie ankietowani za największe wyzwania podali kolejno: 

• Brak zaangażowania pracowników (aż 44%),  
• Długi czas reakcji na wdrażane pomysły (38%),  
• Brak możliwości wdrażania pomysłów (36%). 
• Brak czasu na wdrażanie pomysłów (30%). 

Okazuje się, że jednym z najbardziej demotywujących czynników jest brak informacji zwrotnej do pracowników, którzy zgłosili pomysł. Wyobraźmy sobie pracownika, który w codziennej pracy na produkcji wykorzystuje banalne we wdrożeniu rozwiązanie, które pozwala wykonywać pracę szybciej. Zgłasza je osobom za to odpowiedzialnym, jednak na przestrzeni dni lub tygodni nikt nie porusza z nim tego tematu, nie otrzymuje żadnej pochwały, nie słyszy też o żadnym planie standaryzacji na podstawie zgłoszonej przez niego sugestii. Kto w takiej sytuacji czułby się zmotywowany? 

Tymczasem większość firm wdraża najniższą możliwą liczbę zgłoszonych usprawnień – średnio jest to około 40% pomysłów, a tendencja ta z każdym rokiem spada. Dodatkowo, w co czwartej firmie co najmniej 80% pracowników nigdy nie zgłosiło żadnej sugestii, a jedynie 3% pracowników regularnie angażuje się w zgłaszanie pomysłów. Wiemy jednak, że można nad tymi wynikami popracować – nadzieję stanowi fakt, że za czynniki krytyczne dla zmiany tej tendencji uznaną stałą i transparentną komunikację zwrotną do pracowników oraz zaangażowanie kierownictwa niższego i wyższego szczebla.  

Przykładem efektywnego wdrożenia systemu sugestii jest platforma noSilo, która usprawnia proces zgłaszania i wdrażania pomysłów w organizacjach. Pracownicy mogą w prosty sposób zgłaszać swoje sugestie online, bezpośrednio ze stanowiska pracy. 

Jak wygląda cały proces? Moduł Dobrych Praktyk noSilo pozwala na dodanie nowego pomysłu, w którym należy podać temat oraz treść proponowanej zmiany. W zależności od konfiguracji, osoba zgłaszająca może być poproszona o uzupełnienie dodatkowych danych tj. szacunkowe oszczędności, czas wdrożenia usprawnienia itp. Istnieje także możliwość dodania plików, filmów oraz linków z danymi, które ułatwią zrozumienie oraz znaczenie proponowanej zmiany. Gotowe zgłoszenie trafia do systemu i pojawia się na liście do weryfikacji, do której dostęp mają przełożeni a po akceptacji przełożonych – również pracownicy. Wszyscy zainteresowani mają w tym momencie szansę na wymianę opinii, dzięki którym mogą zaproponować kolejne ulepszenia. Duża aktywność pod pomysłem z sugestią będzie stanowić dla zespołu oceniającego wskazówkę, że wdrożenie zgłoszonej sugestii może znacząco poprawić efektywność pracy. Po wymianie zdań oraz zgromadzeniu informacji można zająć się formalnym przygotowaniem i wdrożeniem dobrej praktyki. Udokumentowane rozwiązanie staje się dostępne dla wszystkich zainteresowanych po umieszczeniu w Bazie wiedzy. 

A jakie pomysły mogą zgłaszać pracownicy zakładów produkcyjnych? Przykłady sugestii pracowniczych mogą dotyczyć między innymi: 

• Optymalizacji procesów produkcyjnych (np. zmiany w przezbrojeniu maszyn, lepsze rozmieszczenie stanowisk pracy, wskazanie możliwości zastosowania nowoczesnych technologii czy automatyzacji) 

• Poprawy bezpieczeństwa pracy (np. wskazanie potencjalnie niebezpiecznych miejsc na stanowiskach pracy, wprowadzenie dodatkowych systemów ostrzegawczych) 

• Eliminacji marnotrawstwa (np. sugestie dotyczące recyklingu odpadów produkcyjnych lub wykorzystania materiałów alternatywnych, instalacja automatycznych wyłączników światła) 

• Zwiększenia komfortu pracy (np. poprawa ergonomii pracy czy warunków oświetleniowych) 

• Zwiększenia zaangażowania zespołu (np. propozycja programów motywacyjnych czy spotkań integracyjnych). 

Program sugestii pracowniczych w przedsiębiorstwach produkcyjnych gwarantuje nie tylko usprawnienie procesów, ale również wzrost zaangażowania i satysfakcji pracowników. Wykorzystanie nowoczesnej aplikacji noSilo do intuicyjnego zgłaszania pomysłów pozwala podnieść skuteczność systemu sugestii, który staje się integralną częścią kultury organizacyjnej i przyczynia się do długofalowego rozwoju przedsiębiorstwa. 

Bibliografia:
https://sherlockwaste.com/systemy-sugestii-i-innowacji-pracowniczych-raport-benchmarkingowy-edycja-ii-2023/;
http://www.eti.uz.zgora.pl/aktualne_trendy_i_badania_w_inzynierii/ATIBWI_1.pdf#page=16;
https://www.ceeol.com/search/viewpdf?id=575685.