Standaryzacja pracy na produkcji: Jak zwiększyć efektywność i rozwiązać problemy?

Standaryzacja pracy ma bezpośredni wpływ na efektywność i jakość procesów produkcyjnych. Systemowe podejście do tworzenia standardu pracy pozwala ograniczyć liczbę błędów i defektów, usprawnić onboarding, zwiększyć zastępowalność pracowników, a także budować kulturę ciągłego doskonalenia. Na czym dokładnie polega doskonalenie standardów i jakie obszary warto objąć tym działaniem? Jak narzędzia cyfrowe wspierają wykorzystanie standaryzacji pracy? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Definicja standaryzacji określa to pojęcie jako zbiór świadomych, powiązanych ze sobą działań i zasad, których celem jest ujednolicenie sposobu wykonywania powtarzalnych zadań. Standaryzacja pracy to nic innego jak uporządkowanie tego, jak konkretna czynność powinna być wykonana — tak, aby wszyscy realizowali ją w taki sam, sprawdzony i optymalny sposób. Nie chodzi więc tylko o ustalenie „jak coś zrobić”, ale przede wszystkim o znalezienie najlepszej metodyki wykonywania danej czynności i zapewnienie, że będzie ona stosowana konsekwentnie przez wszystkich pracowników.

Główne cele standaryzowania metod pracy obejmują:

• Ograniczenie zmienności i redukcję błędów – standaryzacja eliminuje różnice w sposobie wykonywania zadań, co przekłada się na powtarzalność rezultatów oraz mniejszą liczbę błędów i defektów.
• Zdefiniowanie mierzalnych i możliwych do doskonalenia standardów pracy – standaryzacja pozwala opisać każdą czynność w sposób umożliwiający jej kontrolę i dalsze doskonalenie.

• Przyspieszenie onboardingu i usprawnienie szkoleń – spójne instrukcje i uporządkowany proces przekazywania wiedzy wspierają nowe osoby w szybszym wdrożeniu się w obowiązki.
• Zwiększenie odpowiedzialności i zaangażowania pracowników – jasno określone standardy pracy wzmacniają poczucie sprawczości, a także usprawniają komunikację i współpracę w zespole.
• Szybsze i bardziej świadome reagowanie na zakłócenia – znajomość standardów pracy pozwala pracownikom lepiej rozumieć, jak wygląda prawidłowy przebieg procesu oraz szybciej wychwytywać i reagować na odstępstwa od norm.
• Zapewnienie przejrzystości – standardy będące punktem odniesienia zarówno dla pracowników, jak i przełożonych, ułatwiają ocenę jakości wykonywanej pracy i egzekwowanie zgodności z założeniami.

Warto w tym miejscu podkreślić, że w tworzeniu standardu pracy nie chodzi wyłącznie o spisanie instrukcji. Chodzi o to, aby instrukcje te były:

• Zwięzłe i proste w interpretacji – powinny zawierać tylko najważniejsze informacje łatwe do przyswojenia.
• Elastyczne – możliwe do aktualizacji przy zmianach w procesie.
• Weryfikowalne – ich przestrzeganie musi być łatwe do śledzenia i analizy.

Standaryzacja nie oznacza więc sztywnego ustalania „jedynego słusznego sposobu” pracy – wręcz przeciwnie, jest to fundament, na bazie którego można wprowadzać zmiany, jeżeli zostaną znalezione lepsze rozwiązania.

Standaryzowanie metod pracy na produkcji ma zazwyczaj charakter wielowymiarowy – nie ogranicza się wyłącznie do samego sposobu wykonywania czynności na stanowisku, ale też obejmuje elementy związane z organizacją przestrzeni, obsługą maszyn, komunikacją czy rozwojem kompetencji.

W zależności od potrzeb firmy, standaryzacja procesu może obejmować między innymi:

Arkusze Excela przez lata pełniły rolę podstawowego narzędzia do dokumentowania standardów pracy, dziś jednak coraz częściej okazują się niewystarczające. Powodem takiego stanu rzeczy jest przede wszystkim:

• brak możliwości zarządzania danymi w czasie rzeczywistym,
• brak integracji z urządzeniami na hali produkcyjnej i systemami stosowanymi w firmie,
• brak możliwości wygodnego zarządzania wersjami instrukcji.

Problem stanowi również dostępność dokumentów na stanowisku pracy operatorów oraz czasochłonna i podatna na błędy dystrybucja plików. Standaryzacja pracy w takim wydaniu staje się trudna do egzekwowania, dlatego coraz więcej firm sięga po cyfrowe narzędzia, które pozwalają zarządzać standardami w sposób spójny, elastyczny i skalowalny.

Jak już wyżej wspomnieliśmy, standaryzacja pracy na produkcji wspiera proces porządkowania działań w różnych obszarach – dotyczy to zarówno kwestii procesowych, operacyjnych, organizacyjnych, jak i administracyjnych.

Jednym z przykładów skuteczności standaryzacji metod pracy może być przykład firmy poligraficznej opisany w artykule Implementation of Production Process Standardization — A Case Study of a Publishing Company from the SMEs Sector.  Organizacja zatrudniała 150 operatorów na dziale montażu opakowań. Celem standardu pracy było zwiększenie efektywności oraz lepsza optymalizacja zasobów. Początkowo zdolność produkcyjna wynosiła 350 sztuk opakowań dziennie, podczas gdy zapotrzebowanie wynosiło 650 sztuk, przez co firma ponosiła dodatkowy koszt nadgodzin. We wdrożonej przez firmę metodzie standaryzacji pracy skupiono się na śledzeniu przebiegu realizacji zadań, analizie ruchów operatorów, pomiarze czasów oraz przeprojektowaniu stanowisk. W wyniku identyfikacji zbędnych czynności wykonywanych na stanowiskach, reorganizacji stanowisk roboczych oraz opracowania instrukcji zanotowano:

• spadek nieefektywnych ruchów operatorów z 230 do 78 (eliminacja 66% zbędnych ruchów),
• zmniejszenie standardowego czasu pracy na stanowisku z 244 do 199 sekund (spadek o 18,5%) na jedno zmontowane opakowanie,
• wzrost dziennej wydajności produkcyjnej o 63,2% (na każdej linii montażowej produkowano po 229 sztuk opakowań).

Przykład ten pokazuje, że efektem pracy standaryzowanej może być znacząca poprawa organizacji procesów i wzrost wydajności zakładu produkcyjnego. Przejdźmy teraz do omówienia najczęstszych problemów, które można wyeliminować lub ograniczyć poprzez wdrożenie standaryzacji metod pracy.

Brak jednolitego standardu pracy prowadzi do sytuacji, w której różni operatorzy wykonują te same czynności w różny sposób, co z kolei skutkuje wyższą liczbą błędów i defektów. Standaryzacja pozwala ustalić i wdrożyć najlepszą metodę pracy, która przełoży się na stabilniejszą jakość wyrobu.

Wiele nowozatrudnionych osób zaczyna pracę bez jasno zdefiniowanego przebiegu szkolenia oraz bez dedykowanych instrukcji, co powoduje wydłużenie czasu potrzebnego na osiągnięcie pełnej wydajności. Standaryzacja metody pracy poprzez stworzenie spójnych instrukcji stanowiskowych i opracowanie programu wdrożenia pozwala znacznie skrócić czas potrzebny do osiągnięcia zakładanej efektywności.

Jeśli operator nie zna dobrych praktyk lub wykonuje czynność zgodnie z własną intuicją, może łatwo popełnić błąd powodujący uszkodzenie maszyny i skutkujący przestojami. Standaryzacja gwarantuje stały dostęp do jasnych instrukcji, dzięki czemu operator wie, jak powinien zareagować w danej sytuacji, aby zminimalizować czas nieproduktywny.

Brak ustandaryzowanych instrukcji pozwalających zatrzymać wiedzę w firmie powoduje poważne problemy w przypadku odejść i rotacji pracowników – zwłaszcza tych z dużym doświadczeniem. Standaryzacja pracy pozwala budować elastyczne i zastępowalne zespoły. Przygotowanie pracowników do pracy na różnych stanowiskach sprawia, że organizacja staje się mniej podatna na rotacje, absencje czy inne wyzwania kadrowe.

Brak wypracowanego standardu komunikacji oraz informowania o zmianach prowadzi do błędów, opóźnień i niskiego poziomu zaangażowania pracowników. Standaryzacja definiuje sposoby i zakres komunikacji, dzięki czemu pracownicy otrzymują jasne i spójne informacje w odpowiednim czasie.

Skuteczne wdrożenie standardów pracy nie musi oznaczać dziesiątek dokumentów i miesięcy przygotowań. Jak wdrożyć standaryzację pracy na produkcji?

W procesie wdrożenia standaryzacji pracy na produkcji coraz częściej wykorzystywane są nowoczesne systemy cyfrowe. Platforma noSilo gromadzi w jednym miejscu narzędzia wspierające zarządzanie wiedzą, kompetencjami, procesami i dokumentacją. Jak nasze rozwiązanie automatyzuje i upraszcza standaryzację pracy w różnych obszarach produkcji?

Platforma noSilo umożliwia gromadzenie wszystkich instrukcji stanowiskowych, dokumentacji, procedur, filmów instruktażowych, dobrych praktyk i innych materiałów w jednej, centralnej Bazie Wiedzy.

• Wersjonowanie i dostęp do dokumentów w wielu językach eliminuje chaos dokumentacyjny i gwarantuje, że wszyscy używają aktualnej wersji.
• Możliwość tworzenia instrukcji bezpośrednio na stanowisku przez doświadczonych operatorów ułatwia przygotowywanie materiałów zrozumiałych dla każdego pracownika.
• Szybki dostęp do instrukcji w aplikacji dostępnej na stanowisku roboczym wspiera egzekucję standardu pracy w praktyce.

Platforma noSilo umożliwia gromadzenie wszystkich instrukcji stanowiskowych, dokumentacji, procedur, filmów instruktażowych, dobrych praktyk i innych materiałów w jednej, centralnej Bazie Wiedzy.

• Wersjonowanie i dostęp do dokumentów w wielu językach eliminuje chaos dokumentacyjny i gwarantuje, że wszyscy używają aktualnej wersji.
• Możliwość tworzenia instrukcji bezpośrednio na stanowisku przez doświadczonych operatorów ułatwia przygotowywanie materiałów zrozumiałych dla każdego pracownika.
• Szybki dostęp do instrukcji w aplikacji dostępnej na stanowisku roboczym wspiera egzekucję standardu pracy w praktyce.

Platforma noSilo oferuje możliwość tworzenia cyfrowych checklist, które wspierają standaryzację onboardingu, audytów jakościowych, obsługi maszyn w ramach programów TPM (Total Productive Maintenance) oraz innych procesów.

• Możliwość tworzenia spersonalizowanych checklist pozwala precyzyjnie dopasować je do konkretnego procesu, stanowiska lub etapu pracy.
• Cyfrowe checklisty zapewniają potwierdzenie wykonania zadania zgodnie z ustalonymi wcześniej standardami oraz dają przełożonym bieżący wgląd w realizację planu.

Platforma została wyposażona w moduł LMS – Learning Management System – który pozwala tworzyć i zarządzać programami szkoleniowymi, przypisywać je pracownikom oraz monitorować postępy.

• Szkolenia w formie e-learningu ułatwiają przystępne i zrozumiałe przekazywanie zagadnień, a testy wiedzy i checklisty umożliwiają ich skuteczną weryfikację.
• Możliwość przypisywania szkoleń do konkretnych standardów pracy i kompetencji ułatwia egzekwowanie wiedzy wymaganej na danym stanowisku.
• Wyniki i potwierdzenia zrealizowanych szkoleń są zapisywane cyfrowo, co upraszcza onboarding, audyty i monitorowanie gotowości pracowników do realizacji określonych procesów.

Platforma noSilo wspiera także kulturę Kaizen, umożliwiając pracownikom zgłaszanie swoich pomysłów na poprawę procesów, standardów czy metod pracy.

• Możliwość aktywnego uczestniczenia w tworzeniu i ulepszaniu standardów wzmacnia zaangażowanie pracowników.
• Budowanie i rozwój standardów pracy we współpracy z pracownikami znacząco zwiększa szanse na ich akceptację i przestrzeganie.

Standaryzacja pracy to nie tylko tworzenie dokumentacji i procedur – to przede wszystkim narzędzie do budowania środowiska pracy zdolnego do osiągania coraz wyższej efektywności, jakości i stabilności procesów produkcyjnych. Wykorzystanie w tym celu cyfrowej platformy noSilo pozwala wdrożyć standardy, a następnie skutecznie nimi zarządzać.

Bibliografia:

https://www.researchgate.net/publication/305345349_Standardization_-_One_of_the_Tools_of_Continuous_Improvement;
https://www.mdpi.com/2227-9717/7/10/646;
https://link.springer.com/article/10.1007/s41471-023-00158-y.