Jak zlikwidować silosy informacyjne w firmach produkcyjnych?

W tym artykule odpowiadamy na pytania, czym dokładnie są silosy informacyjne i jak wpływają na środowisko produkcyjne. Podpowiadamy też, jakie działania usprawnią komunikację w fabryce i wpłyną na poprawę jej rentowności.  

Zakłady produkcyjne to organizacje o złożonej strukturze, na którą składają się jednostki biznesowe o różnorodnych zadaniach i nierzadko rozproszonych lokalizacjach. Efektywne funkcjonowanie fabryki wymaga stałego przepływu wiedzy i danych pomiędzy działami – procesy produkcyjne, zarządzanie zasobami, logistyka czy kontrola jakości nie mogą w pełni rozwinąć swojego potencjału, jeśli komunikacja na jakimś poziomie szwankuje. Powstałe w ten sposób silosy informacyjne prowadzą do błędów i utrudniają podejmowanie trafnych decyzji.  

Chaos komunikacyjny nie występuje jedynie w organizacjach o rozproszonej strukturze – płynny przepływ informacji jest wyzwaniem także na liniach produkcyjnych, np. przy przekazywaniu zmian, dzieleniu się wiedzą czy zbieraniu danych z obsługiwanych maszyn. Koszty zaburzonej komunikacji są wysokie – od braku spójności w procesach, poprzez duplikowanie pracy i wady produkcyjne, aż po wypadki przy pracy.  

Silosy informacyjne to niewidzialne bariery w przepływie informacji, które utrudniają pracownikom dostęp do danych. W zakładach produkcyjnych to zazwyczaj punkty, obszary lub działy, w których informacje są przechowywane, zarządzane i udostępniane jedynie wewnątrz konkretnej jednostki organizacyjnej. Silosy informacyjne utrudniają utrzymanie pełnej wydajności produkcyjnej oraz negatywnie wpływają na współpracę między działami oraz w ramach zespołów.

Jeśli działy lub zespoły gromadzą dane w sposób niezależny, korzystając z różnych narzędzi i systemów, informacje stają się trudno dostępne dla pozostałej części organizacji lub pracowników na innych zmianach.

Gromadzenie danych na różnych nośnikach, narzędziach i w różnych formatach sprawia, że dane są niejednolite i trudne do porównania i analizy.

Kiedy informacje są zablokowane w silosach, komunikacja między pracownikami opóźnia się. To może prowadzić do problemów w zarządzaniu produkcją, np. opóźnieniu dostaw materiałów, a więc całej produkcji. 

Różne zespoły mogą pracować nad tym samym zadaniem, nie wiedząc o pracy innych, co powoduje marnowanie czasu i zasobów.

Podejmowaniu decyzji biznesowych opartych na niepełnych danych, a więc obarczone większym ryzykiem błędu.  

W tym niespełnieniu norm regulacyjnych czy standardów jakości, co może mieć konsekwencje finansowe (np. utrata kontraktów, nadszarpnięta reputacja firmy i odpływ klientów).  

Likwidacja wąskich gardeł komunikacyjnych w zakładach produkcyjnych może znacznie zredukować błędy, poprawić wydajność linii produkcyjnych i całych przedsiębiorstw, a tym samym zwiększyć konkurencyjność i poprawić wynik finansowy. Istnieje kilka konkretnych rozwiązań, które można wdrożyć, aby rozwiązać ten problem: 

Jednym z najważniejszych kroków jest wdrożenie systemu do zarządzania danymi, który umożliwi jednolite gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie informacji w organizacji. Przykładem takiego systemu jest zintegrowany system zarządzania noSilo, dedykowany wyłącznie firmom produkcyjnym. Jego wdrożenie gwarantuje, że wymiana informacji pomiędzy pracownikami liniowymi i osobami zarządzającymi w fabryce czy oddziale przebiega sprawnie i efektywnie. Dzięki takim systemom wszystkie dane są zebrane w jednym miejscu i dystrybuowane na czas do właściwych osób. 

W likwidacji silosów informacyjnych pomaga wyznaczenie jednego źródła informacji, które w całej organizacji zostaje uznane za prawdziwe i wiarygodne w kwestii danych dotyczących produkcji, procesów, produktów i innych aspektów działalności firmy. To tzw. Single Source of Truth (SSoT), czyli baza danych, w której przechowuje się specyfikacje produktów, plany produkcji, stan magazynowy czy dane finansowe. Pozwoli to na uniknięcie rozproszenia informacji i zapewni spójną i kompleksową komunikację dla wszystkich pracowników, przyspieszy podejmowanie decyzji i usprawni procesy operacyjne. Taką rolę z powodzeniem spełni moduł „Zarządzanie Wiedzą” w noSilo.

Automatyzacja onboardingu przy użyciu funkcjonalnych aplikacji stanowi pomocne narzędzie dla nowych pracowników dzięki stałemu dostępowi do zgromadzonych informacji takich jak Standardowe Procedury Operacyjne (SOP), prezentacje multimedialne, szkolenia i testy.

Edukacja pracowników pomaga usuwać silosy informacyjne poprzez kształtowanie pożądanych postaw i poszerzanie wiedzy w zakresie współpracy i efektywnego zarządzania informacjami, co przekłada się na poprawę funkcjonowania całego zakładu produkcyjnego. W polityce szkoleniowej warto uwzględnić szkolenia z zakresu m. in.: 

• Komunikacji interpersonalnej, która uwzględnia techniki słuchania, zadawania pytań, wyrażania swoich myśli i potrzeb oraz rozwiązywania konfliktów w sposób konstruktywny. 
• Zarządzania projektami – jak efektywnie zarządzać informacjami i współpracować w ramach projektów. 
• Obsługi narzędzi i systemów – jak raportować zgodnie z przepisami i procedurami, wykorzystując do tego dostępne narzędzia IT i jak wykorzystywać je w codziennej pracy, aby ułatwiały wykonywanie obowiązków. 
• Zarządzania wiedzą – jak bezpiecznie gromadzić i udostępniać wiedzę w sposób, który wspiera współpracę i eliminuje izolację informacyjną. 

Warto organizować także szkolenia i warsztaty interdyscyplinarne, które połączą przedstawicieli różnych dziedzin i działów. Takie spotkania pozwalają pracownikom zrozumieć, jakie informacje są istotne dla innych zespołów i jak mogą lepiej komunikować się między sobą. 

Aplikacja noSilo została stworzona w celu usprawnienia pracy zakładów produkcyjnych. Jej skuteczność potwierdza przykład firmy Pratt&Whitney, producenta silników lotniczych. Wdrażając noSilo w P&W liczono przede wszystkim na rozwiązanie problemu rozproszonych danych, co utrudniało zarządzanie produkcją i przepływ informacji. Firma potwierdza, że szeroki zakres funkcjonalności dostępnych w aplikacji, umożliwił poprawę efektywności produkcji i redukcję błędów jakościowych, ale wsparł także proces kształtowania kultury organizacji uczącej się. Dzięki noSilo, Pratt&Whitney zdołało zintegrować dane i informacje z różnych dziedzin produkcji i całej firmy, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i optymalizację produkcji.

Silosy informacyjne są poważnym problemem w firmach produkcyjnych, ale można je skutecznie zlikwidować. Kluczem do sukcesu jest zastosowanie odpowiednich systemów do zarządzania danymi i komunikacją wewnętrzną, takich jak aplikacja noSilo. Dzięki nim można usprawnić przepływ informacji i poprawić współpracę między działami, a tym samym szybciej i skuteczniej osiągać cele strategiczne i finansowe.

Twoja fabryka także może działać bardziej efektywnie! Zainicjuj krok w kierunku likwidacji silosów informacyjnych – umów się na prezentację naszego systemu już teraz.

Bibliografia:

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/information-silos;
https://www2.deloitte.com/us/en/blog/human-capital-blog/2021/single-source-of-truth.html.